Ogłoszenia

Zapytanie ofertowe nr 02/08/2017 – Kompleksowa organizacja wystąpienia firmy członkowskiej klastra na Międzynarodowych Targach w 2017 r.

I. ZAMAWIAJĄCY

Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju
ul. Lniana 41, 15-665 Białystok
(Koordynator Klastra Obróbki Metali)

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zapytania ofertowego, przeprowadzanego zgodnie z zasadą konkurencyjności jest zamówienie usług związanych z organizacją wystąpienia przedsiębiorstwa, będącego członkiem Klastra Obróbki Metali, na zagranicznych imprezach targowych.
Kody CPV zamówienia:
• 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw; 79997000-9 Usługi organizowania podróży służbowych; 79342200-5 Usługi w zakresie promocji;  55100000-1 Usługi hotelarskie

Zamówienie w ramach realizacji projektu „Inteligentna Super fabryka – Wzrost międzynarodowej konkurencyjności Klastra Obróbki Metali” w ramach Programu Operacyjnego Inteligentni Rozwój, Poddziałanie 2.3.3 Umiędzynarodowienie Krajowych Klastrów Kluczowych.

Na zamówienie składają się następujące usługi:

1. Organizacja wystąpienia na Targach GasSuf, Moskwa, 17-19.10.2017 r.
1.1. Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej o wielkości 9 m2 w lokalizacji szeregowej obowiązującymi opłatami rejestracyjnymi i wpisem do katalogu targowego oraz standardową zabudową i wyposażeniem stoiska z przyłączem elektrycznym zapewniającym prawidłową pracę stoiska, min. Wyposażenie stoiska: 1 stół, 4 krzesła, zamykana witryna prezentacyjna wys. 2,5 m, zamykana lada informacyjna, oświetlenie stoiska 1 pkt świetlny na każde 3 m2 stoiska, logo firmy).
1.2. Transport osób poprzez zakup 3 biletów lotniczych na trasie Warszawa-Moskwa i z powrotem, wylot 15.10.2017 r., powrót 20.10.2017 r. oraz usługa transportu lokalnego na trasie hotel-miejsce wystawy w trakcie trwania imprezy wystawienniczej.
1.3. Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu o standardzie min. 3-gwiazdkowym, w terminie 15-20.10.2017 (5 dób), dogodne położenie względem miejsca targów (max. 30 min. Pieszo od miejsca tragów)
2. Organizacja wystąpienia na Targach TransUzbekistan 2017, Taszkient, 15-17.11.2017 r.
2.1. Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej o wielkości 6 m2 w lokalizacji szeregowej obowiązującymi opłatami rejestracyjnymi i wpisem do katalogu targowego oraz standardową zabudową i wyposażeniem stoiska z przyłączem elektrycznym zapewniającym prawidłową pracę stoiska, min. Wyposażenie stoiska: 1 stół, 3 krzesła, zamykana witryna prezentacyjna wys. 2,5 m, oświetlenie stoiska 1 pkt świetlny na każde 2 m2 stoiska, logo firmy).
2.2. Transport osób poprzez zakup 2 biletów lotniczych na trasie Warszawa-Taszkient i z powrotem, wylot 13.11.2017 r., maks. 1 przesiadka z czasem oczekiwania 2-4h, powrót 18.11.2017 r. maks. 1 przesiadka z czasem oczekiwania 2-4h oraz usługa transportu lokalnego na trasie hotel-miejsce wystawy w trakcie trwania imprezy wystawienniczej.
2.3. Zakup noclegu dla 2 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu o standardzie min. 3-gwiazdkowym, w terminie 13-18.11.2017 (5 dób), dogodne położenie względem miejsca targów – max czas dojazdu samochodem lub środkami komunikacji publicznej - 20 min.
3. Zaprojektowanie i wydanie materiałów w zakresie promocji produktowej przedsiębiorcy na wybranych rynkach zagranicznych służących aktywizacji sprzedaży w czasie wystąpień targowych i promocji produktowych przedsiębiorstwa ALEX – Białystok przy założeniach bazowych: wykonanie 2000 kpl. materiałów składających się z zestawu długopis + smycz oznaczonych logo przedsiębiorcy oraz wykonanie 1000 szt. tshirt-y oznaczonych logo przedsiębiorcy i markami handlowymi oferowanych produktów.

 

III. TERMIN REALIZACJI USŁUG
Terminy realizacji usług zgodnie z opisem charakterystyki danej usługi, określonych w pkt. II. Opis przedmiotu zamówienia.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. Do udziału w postępowaniu będą dopuszczeni Wykonawcy, którzy:
1.1. posiadają status podmiotu czynnie prowadzącego działalność gospodarczą, tj. posiadają wpis do ewidencji CEIDG/KRS;
1.2. nie znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, która uniemożliwiałaby prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia;
1.3. nie podlegają wykluczeniu w związku z kapitałowym lub osobowym powiązaniem z Zamawiającym;
1.4. dysponują odpowiednią wiedzą i doświadczeniem niezbędnym do wykonania zamówienia; warunek ten spełnią Wykonawcy, którzy będą w stanie wykazać, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie zrealizowali co najmniej 2 usługi obejmujące swoim zakresem organizację ekspozycji i zabudowy stoisk/stoiska targowego o pow. min. 9 m2 na imprezie prezentacyjnej. Udokumentowanie tego faktu następuję poprzez przedłożenie referencji lub protokołu wykonania usługi podpisanego przez odbiorcę.
2. W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
2.1. określonych w pkt. 1.1, 1.2, 1.3 – Wykonawca wypełni formularz zgodnie z Załącznikiem nr 2 – Oświadczenia Wykonawcy i załączy do oferty wraz z wyciągiem z ewidencji CEIDG/KRS;
2.2. określonych w pkt. 1.4 – Wykonawca załączy do oferty listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisane przez odbiorcę usługi.

V. KRYTERIA WYBORU OFERTY ORAZ SPOSÓB OCENY OFERTY
1. Zamawiający dokona oceny ofert, które spełniają warunki udziału w postepowaniu, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:
Kryterium               Waga kryterium (%)               Max. liczba punktów
1 Cena (C)                                60 %                                  60
2 Doświadczenie Wykonawcy (D) 20 %                                 20
3 Koncepcja projektu
i aranżacji stoiska (A)                 20 %                                  20

1.1. Liczba punktów, przyznanych każdej z ocenianych ofert, obliczona zostanie według wzoru:
- LP = C + D + A, gdzie:
- LP – łączna ilość punktów przyznanych ofercie,
- C – liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Cena,
- D – liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Doświadczenie
- A - liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Koncepcja projektu stoiska.
1.2. Liczba punktów w kryterium Cena obliczona zostanie wg wzoru:
- C = Cmin / Cbad x 70 pkt., gdzie:
- C – liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Cena,
- Cmin – cena brutto oferty o najniższej oferowanej cenie,
- CIbad – cena brutto oferty badanej.
1.3. Liczba punktów w kryterium Doświadczenie wykonawcy. Wykonawcy zostaną przyznane punkty za wykonanie w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, usług obejmujących swoim zakresem organizację ekspozycji i zabudowy stoisk/stoiska targowego o pow. min. 9 m2 na imprezie prezentacyjnej:
- 5 pkt. – za organizację 2-3 stoiska,
- 10 pkt. – za organizację 4-6 stoisk,
- 20 pt. – za organizacje powyżej 6 stoisk.
W celu wykazania i potwierdzenia ilości zorganizowanych stoisk wystawienniczych Wykonawca załączy do oferty listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisane przez odbiorcę usługi.
1.4. Liczba punktów w kryterium Koncepcja aranżacji stoiska. Komisja oceniająca projekt może przyznać do 20 pkt. za przedstawienie projektu stoiska i koncepcji funkcjonalności aranżacji ekspozycji w formie wizualizacji 3D. Projekt stoiska stanowi załącznik do oferty.

1.5. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą.

VI. MIEJSCE, TERMIN ORAZ FORMA SKŁADANIA OFERT
1. Ofertę należy:
1.1. przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Wzór formularza ofertowego,
1.2. w języku polskim,
1.3. podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Wykonawcy
1.4. i wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami dostarczyć do dnia: 24.08.2017 włącznie.
1.5. drogą elektroniczną na adres: biuro@metalklaster.pl,
1.6. lub osobiście na adres ul. Żurawia 71 lok. 2.05, 15-540 Białystok (do godz. 15.00).
1. Oferty złożone po tym terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane.

VII. MOŻLIWOŚĆ SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH
1. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.

VIII. CZAS ZWIĄZANIA OFERTĄ
1. Wykonawca jest związany przedłożoną ofertą przez okres 14 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

IX. WYMAGANE DOKUMENTY
1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Wzór formularza ofertowego,
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenia Wykonawcy wraz z wyciągiem z ewidencji CEIDG/KRS,
3. Listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisanymi przez odbiorcę usługi, zgodnie z pkt. IV 1.4. i pkt. V 1.3.
4. Projekt stoiska i jego wizualizacja
X. OSOBY DO KONTAKTU
1. Osobą do kontaktu jest p. Janusz Poulakowski, e-mail biuro@metalklaster.pl, tel. +48 510 233 607.
XI. INNE INFORMACJE DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA I UMOWY
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, w szczególności jeżeli złożone oferty przekraczają wartość przewidzianą w budżecie projektu na wykonanie przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od zamawiającego, których nie udało się przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Wykonawcy zamówienia uzupełniającego do przedmiotu zamówienia.
5. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę:
5.1. Płatność przelewem w terminie 21 dni od otrzymania faktury VAT.
5.2. Płatność po potwierdzeniu przez zamawiającego prawidłowego wykonania usługi lub jej części, określonej w Pkt. II ust. 1-2 Zapytania ofertowego, w drodze protokołu odbioru.
5.3. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość otrzymania przez wykonawcę zaliczki na poczet wykonania usługi.
6. Jeżeli wykonawca usługi dokona wyboru miejsca zakwaterowania w miejscu mogącym narazić delegowanych przedstawicieli firmy na zagrożenie życia, zdrowia, miejscu odbiegającym od norm bezpieczeństwa w danym mieście może stanowić to podstawę do nie wypłacenia wynagrodzenia za wykonaną usługę. Powyższy fakt powinien być zgłoszony wykonawcy nie później niż dzień od wystąpienia okoliczności.

XII. ZAŁĄCZNIKI
Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami (wer WORD)

Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami (wer PDF)