Ogłoszenia

Zapytanie ofertowe nr 01/08/2017 – Kompleksowa organizacja wystąpienia firmy członkowskiej klastra na Międzynarodowych Targach w latach 2017-2018

I. ZAMAWIAJĄCY

Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju
ul. Lniana 41, 15-665 Białystok
(Koordynator Klastra Obróbki Metali)

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zapytania ofertowego, przeprowadzanego zgodnie z zasadą konkurencyjności, jest zamówienie usług związanych z organizacją wystąpienia firmy, będącej członkiem Klastra Obróbki Metali, na międzynarodowych imprezach targowych.
Kody CPV zamówienia:
• 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw,
• 79997000-9 Usługi organizowania podróży służbowych,
• 55100000-1 Usługi hotelarskie.

Zamówienie w ramach realizacji projektu „Inteligentna Super fabryka – Wzrost międzynarodowej konkurencyjności Klastra Obróbki Metali” w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Poddziałanie 2.3.3 Umiędzynarodowienie Krajowych Klastrów Kluczowych.

Na zamówienie składają się następujące usługi:

1. Organizacja wystąpienia na Targach MEDICA, Düsseldorf, 13-16.11.2017 r.
1.1. Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej o wielkości 12 m2 w lokalizacji narożnej wraz oraz obowiązującymi opłatami rejestracyjnymi i wpisem do katalogu targowego oraz z wykonaniem indywidualnej zabudowy stoiska obejmującej projekt, koncepcję aranżacji, montaż, demontaż oraz transport i spedycję do miejsca wystawy (projekt zabudowy w oparciu o minimalne wymagania stoiska określone w specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 3 – Specyfikacja zabudowy stoiska) z przyłączem elektrycznym zapewniającym prawidłową pracę stoiska.
1.2. Transport osób poprzez wynajem samochodu na trasie Białystok-Düsseldorf-Białystok, w terminie 11-17.11.2017 r.
1.3. Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu o standardzie min. 3-gwiazdkowym, w terminie 11-17.11.2017 (6 dób), dogodne położenie względem miejsca targów – max czas dojazdu samochodem lub środkami komunikacji publicznej - 45 min.
2. Organizacja wystąpienia na Targach Arab Health, Dubaj, 29.01-1.02.2018 r.
2.1 Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej o wielkości 12 m2 w lokalizacji narożnej wraz oraz obowiązującymi opłatami rejestracyjnymi i wpisem do katalogu targowego oraz z wykonaniem indywidualnej zabudowy stoiska obejmującej projekt, koncepcję aranżacji, montaż, demontaż oraz transport i spedycję do miejsca wystawy (projekt zabudowy w oparciu o minimalne wymagania stoiska określone w specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 3 – Specyfikacja zabudowy stoiska) z przyłączem elektrycznym zapewniającym prawidłową pracę stoiska.
2.2 Transport osób poprzez zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa-Dubaj, wylot w dniu 27.01.2018 r., maks. 1 przesiadka z czasem oczekiwania 2-4h, powrót Dubaj-Warszawa 2.02.2017 r., maks. 1 przesiadka z czasem oczekiwania 2-4h, usługa przewozu miejscowego z lotniska do hotelu, z hotelu do lotniska oraz z hotelu do miejsca targów i z miejsca targów do hotelu.
2.3 Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu o standardzie min. 4-gwiazdkowym, w terminie 27.02.2017-2.02.2017 (6 dób), dogodne położenie względem miejsca targów – max czas dojazdu samochodem lub środkami komunikacji publicznej - 45 min.

3. Organizacja wystąpienia na kongresie Efort, Barcelona, 30.05-1.06.2018 r.
3.1 Zakup wewnętrznej powierzchni wystawienniczej o wielkości 12 m2 w lokalizacji narożnej wraz oraz obowiązującymi opłatami rejestracyjnymi i wpisem do katalogu targowego oraz z wykonaniem indywidualnej zabudowy stoiska obejmującej projekt, koncepcję aranżacji, montaż, demontaż oraz transport i spedycję do miejsca wystawy (projekt zabudowy w oparciu o minimalne wymagania stoiska określone w specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 3 – Specyfikacja zabudowy stoiska) z przyłączem elektrycznym zapewniającym prawidłową pracę stoiska.
3.2 Transport osób poprzez zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa-Barcelona, wylot w dniu 28.05.2018 r., lot bezpośredni, powrót Barcelona-Warszawa 2.06.2017 r., lot bezpośredni, usługa przewozu miejscowego z lotniska do hotelu, z hotelu do lotniska oraz z hotelu do miejsca targów i z miejsca targów do hotelu.
3.3 Zakup noclegu dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu o standardzie min. 3-gwiazdkowym, w terminie 28.05.2017-2.06.2017 r. (5 dób), dogodne położenie względem miejsca targów – max czas dojazdu samochodem lub środkami komunikacji publicznej - 45 min.

III. TERMIN REALIZACJI USŁUG
Terminy realizacji usług zgodnie z opisem charakterystyki danej usługi, określonych w pkt. II. Opis przedmiotu zamówienia.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. Do udziału w postępowaniu będą dopuszczeni Wykonawcy, którzy:
1.1. posiadają status podmiotu czynnie prowadzącego działalność gospodarczą, tj. posiadają wpis do ewidencji CEIDG/KRS;
1.2. nie znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, która uniemożliwiałaby prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia;
1.3. nie podlegają wykluczeniu w związku z kapitałowym lub osobowym powiązaniem z Zamawiającym;
1.4. dysponują odpowiednią wiedzą i doświadczeniem niezbędnym do wykonania zamówienia; warunek ten spełnią Wykonawcy, którzy będą w stanie wykazać, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie zrealizowali co najmniej 3 usługi obejmujące swoim zakresem organizację ekspozycji i indywidualnej zabudowy stoisk/stoiska targowego o pow. min. 12 m2 na imprezie wystawienniczej. Udokumentowanie tego faktu nastąpi poprzez przedłożenie referencji lub protokołu wykonania usługi podpisanego przez odbiorcę.
2. W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
2.1. określonych w pkt. 1.1, 1.2, 1.3 – Wykonawca wypełni formularz zgodnie z Załącznikiem nr 2 – Oświadczenia Wykonawcy i załączy do oferty wraz z wyciągiem z ewidencji CEIDG/KRS;
2.2. określonych w pkt. 1.4 – Wykonawca załączy do oferty listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisane przez odbiorcę usługi.

V. KRYTERIA WYBORU OFERTY ORAZ SPOSÓB OCENY OFERTY
1. Zamawiający dokona oceny ofert, które spełniają warunki udziału w postepowaniu, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:
 Kryterium      Waga kryterium (%)     Max. liczba punktów
- Cena (C)            60 %                       max 60 pkt.
- Koncepcja projektu
i aranżacji stoiska (A) 40 %                  max 40 pkt.

1.1. Liczba punktów, przyznanych każdej z ocenianych ofert, obliczona zostanie według wzoru:
- LP = C + A, gdzie:
- LP – łączna ilość punktów przyznanych ofercie,
- C – liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Cena,
- A – liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Koncepcja aranżacji.
1.2. Liczba punktów w kryterium Cena obliczona zostanie wg wzoru:
- C = Cmin / Cbad x 60 pkt., gdzie:
- C – liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Cena,
- Cmin – cena brutto oferty o najniższej oferowanej cenie,
- CIbad – cena brutto oferty badanej.
1.3. Liczba punktów w kryterium Koncepcja aranżacji stoiska. Komisja oceniająca projekt może przyznać do 40 pkt. za przedstawienie projektu stoiska i koncepcji funkcjonalności aranżacji ekspozycji w formie wizualizacji 3D. Minimalne wymagania dla stoiska opisane są w Załączniku nr 3 - Specyfikacja zabudowy stoiska. Projekt stoiska stanowi załącznik do oferty.
1.4. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą.

VI. MIEJSCE, TERMIN ORAZ FORMA SKŁADANIA OFERT
1. Ofertę należy:
1.1. przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Wzór formularza ofertowego,
1.2. w języku polskim,
1.3. podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Wykonawcy
1.4. i wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami dostarczyć do dnia: 24.08.2017 r.
1.5. drogą elektroniczną na adres: biuro@metalklaster.pl,
1.6. lub osobiście na adres ul. Żurawia 71 lok. 2.05, 15-540 Białystok (do godz. 15.00).
2. Oferty złożone po tym terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane.

VII. MOŻLIWOŚĆ SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH
1. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.

VIII. CZAS ZWIĄZANIA OFERTĄ
1. Wykonawca jest związany przedłożoną ofertą przez okres 14 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

IX. WYMAGANE DOKUMENTY
1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Wzór formularza ofertowego,
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenia Wykonawcy wraz z wyciągiem z ewidencji CEIDG/KRS,
3. Listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisanymi przez odbiorcę usługi, zgodnie z pkt. IV 1.4.
4. Projekt aranżacji stoiska w formie wizualizacji 3D i opisu użytych materiałów.
X. OSOBY DO KONTAKTU
1. Osobą do kontaktu jest p. Janusz Poulakowski, e-mail biuro@metalklaster.pl, tel. +48 510 233 607.
XI. INNE INFORMACJE DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA I UMOWY
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, w szczególności jeżeli złożone oferty przekraczają wartość przewidzianą w budżecie projektu na wykonanie przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od zamawiającego, których nie udało się przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Wykonawcy zamówienia uzupełniającego do przedmiotu zamówienia.
5. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę:
5.1. Płatność przelewem w terminie 14 dni od otrzymania faktury VAT.
5.2. Płatność po potwierdzeniu przez zamawiającego prawidłowego wykonania usługi lub jej części, określonej w Pkt. II 1-3 Zapytania ofertowego, w drodze protokołu odbioru.
5.3. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość otrzymania przez wykonawcę zaliczki na poczet wykonania usługi.
6. Jeżeli wykonawca usługi dokona wyboru miejsca zakwaterowania w miejscu mogącym narazić delegowanych przedstawicieli firmy na zagrożenie życia, zdrowia, miejscu odbiegającym od norm bezpieczeństwa w danym mieście może stanowić to podstawę do nie wypłacenia wynagrodzenia za wykonaną usługę. Powyższy fakt powinien być zgłoszony wykonawcy nie później niż dzień od wystąpienia okoliczności
XII. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1 – Wzór formularza ofertowego wraz z ząłacznikami  (wer  Word)
Załącznik nr 1 – Wzór formularza ofertowego wraz z ząłacznikami  (wer  PDF)