Ogłoszenia

Zapytanie ofertowe nr 03/04/2017 r. na realizację usługi niezbędnej do aktywizacji przedsiębiorcy „Spotkania B2B - Pokazy produktowe”

Zapytanie ofertowe nr 03/04/2017

 I. ZAMAWIAJĄCY

Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju
15-665 Białystok,  ul. Lniana 41
NIP: 5422939311
(Koordynator Klastra Obróbki Metali)

 II. OPIS  PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA  

Przedmiotem zapytania ofertowego przeprowadzanego zgodnie  z zasadą konkurencyjności usługa (kod CPV: 79000000-4 Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania; 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów; 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji) POIR 02.03.03-20-0002/16  „Inteligentna Super fabryka - Wzrost międzynarodowej konkurencyjności Klastra Obróbki Metali”  w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Poddziałanie 2.3.3 Umiędzynarodowienie Krajowych Klastrów Kluczowych, która obejmuje:

2.1. Usługę niezbędną do aktywizacji przedsiębiorcy będącego członkiem klastra na arenie międzynarodowej

Spotkania B2B - Pokazy produktowe  poprzez zakup  wyspecjalizowanych usług na rzecz przedsiębiorstwa MALOW Sp. z o.o.  – Suwałki zwiększających szanse skutecznego operowania na rynkach zagranicznych oraz wprowadzenie produktów przedsiębiorcy na wybrane rynki zagraniczne i zwiększenie sprzedaży.

Usługi planowane do realizacji obejmują działania związane w szczególności z zakupem usług dotyczących:

 2.1.1. wyszukiwania i selekcji, sprawdzenia wiarygodności kluczowych partnerów handlowych odpowiadających profilowi produkcji przedsiębiorstwa (tj. meble metalowe; biurowe, socjalne, medyczne, warsztatowe, archiwalne i mieszkaniowe) na wybranym rynkach zagranicznych: Francja, Niemcy, Norwegia, Czechy, Słowacja, Litwa, Łotwa, Estonia, Rosja, Ukraina

2.1.2.  zaproszenia wybranych partnerów określonych w pkt. 1.1 wraz pokryciem kosztów pobytu uczestników (Min. 20 os., czas pobytu 3 doby, hotel w standardzie min 3*)

2.1.3. organizacji pokazów zastosowania wyrobów z oferty Malow, zastosowanie, funkcjonalność połączona z promocja produktową

2.1.4. organizację i obsługę prezentacji produktów przedsiębiorstwa MALOW Sp. z o.o. w dniach 16-17.06.2017 r. obejmującą: wynajem powierzchni, wykonanie i aranżację  ekspozycji mebli  umożliwiające aktywną prezentację zastosowań i funkcjonalności  z uwzględnieniem innowacyjności użytych  rozwiązań. Elementy użyte w aranżacji stoiska powinny zawierać elementy: zabudowa elementów stoiska karton-gips, wys. zabudowy powyżej 3 m,  pokrycie podłogi: wykładzina i / lub panele podłogowe, oświetlenie natężenie    50W na 1 m2, podłączenie prądu, telebim, profesjonalny rzutnik multimedialny - 2 szt, wygospodarowanie pomieszczeń na 2 sale szkoleniowe dla min 30 os., instalacja nagłośnieniowa prezentacji, oznaczenie stoisk grafikami reklamowymi i logo min wym. 2m x 1 m przedsiębiorstwa nie mniej niż  1 element  na 100 m2 ekspozycji. Wykonawca na 30 dni przed realizacją zadania powinien przedstawić projekt 3D aranżacji prezentacji do akceptacji Zamawiającego. Przewidywana powierzchnia ekspozycji  min. 1000 m2

2.1.5. szkolenia dla zaproszonych partnerów z zakresu skutecznych technik sprzedaży, negocjacji cenowych, obrony ceny, narzędzi budowania przewag konkurencyjnych w odniesieniu do wyrobów MALOW Sp. z o.o. – zabezpieczenie trenera na szkolenie w języku angielskim w wymiarze 8 h

2.1.6. organizacji i obsługi spotkań B2B z zaproszonymi partnerami handlowymi przy stolikach w trakcie trwania prezentacji

2.1.7. zapewnienia obsługi tłumaczeniowej w jez. angielskim w czasie prezentacji i spotkań B2

2.1.8. opracowanie scenariusza, agendy wydarzenia ze szczegółowym opisem realizowanych działań wymienionych w ppkt. 2.1.1. do 2.1.7. do przekazania Zamawiającemu nie później niż na 20 dni przed datą rozpoczęcia wydarzenia.

 2.2.  Warunki realizacji przedmiotu zamówienia:

2.2.1.Termin realizacji usługi: 15-18.06.2017 r.

2.2.2. Miejsce realizacji usługi: Suwałki

2.2.3. Wykonawca zobowiązany jest do wyszukania i zaproszenia: 1 potencjalnych kontrahentów z każdego ze wskazanych krajów w pkt. 2.1.1, z tym że minimalna liczba wszystkich zaproszonych partnerów z wymienionych krajów nie może być mniejsza niż 20. Za skuteczne zaproszenie  uważa się obecność partnera na spotkaniu i prezentacji  potwierdzone  podpisem na liście obecności

2.2.4. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania zaproszeń dla potencjalnych partnerów handlowych i przedstawienia do akceptacji Zamawiającego min. na 45 dni przed  terminem realizacji usługi

2.2.5. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania informacji w formie elektronicznej, nie później niż na 30 dni przed terminem rozpoczęcia planowanego wydarzenia listy potencjalnych partnerów zagranicznych z opisem ich działalności. Warunkiem dalszej realizacji zadania jest akceptacja przedstawionej listy potencjalnych partnerów przez Zamawiającego w ciągu 3 dni od daty przedstawienia listy. W sytuacji braku akceptacji przedstawionej listy Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia w ciągu 3 dni listy innych potencjalnych partnerów do akceptacji Zamawiającego.

2.2.6. Wykonawca dla uzyskania punktacji w kryteriach oceny oferty za doświadczenie powinien spełnić wymóg łącznie: realizacji min. 1 usługi wyszukiwania i selekcji, sprawdzenia wiarygodności partnerów handlowych na rynkach zagranicznych  oraz doświadczenia w organizacji ekspozycji  i zabudowy stoisk/stoiska targowego o pow. min. 700 m2  na jednej imprezie prezentacyjnej.  Udokumentowane doświadczenia odbywa się na podstawie referencji lub protokołu wykonania usługi w okresie ostatnich 3 lat od dnia złożenia oferty. Oferent winien je dostarczyć wraz ze składaną w ramach zapytania ofertą).

2.2.7. Efektem realizacji zadania jest raport z realizacji usługi zawierający sprawozdanie z realizacji prezentacji produktowych oraz listy obecności  uczestników spotkań B2B z dokumentacją fotograficzną.

 III. TERMIN REALIZACJI USŁUGI

Terminy realizacji  są zgodne z opisem charakterystyki danej usługi i terminu wykonania opisanych w pkt. II   przedmiotu zamówienia.

Oferta powinna być ważna 20 dni.


IV. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

  1. Oferta złożona w jęz. polskim  na podstawie  formularza Zał. nr 1 do zapytania wskazująca cenę netto wykonania usługi w PLN  powinna być przesłana za pośrednictwem:
    a. poczty elektronicznej na adres: jp@metalklaster.pl  
    b. dostarczona osobiście na  adres: 15-665  ul. Lniana 41  do dnia  13.04.2017 do godz. 15:00.
  2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

 V. OCENA OFERT

  • Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:
  1. cena - 60  %  ( sposób obliczenia : Cena najniższa przedstawiona  / Cena badana  * 60 pkt
  2. Doświadczenie wykonawcy – 40% -  za spełnienie wymogu przyznane zostanie 40 pkt. (Spełnienie łącznie wymogu: realizacji min.  1 usługi wyszukiwania i selekcji, sprawdzenia wiarygodności partnerów handlowych na rynkach zagranicznych  oraz doświadczenia w organizacji ekspozycji  i zabudowy stoisk/stoiska targowego o pow. min. 700 m2  na jednej imprezie prezentacyjnej.  Udokumentowane doświadczenia odbywa się na podstawie referencji lub protokołu wykonania usługi w okresie ostatnich 3 lat od dnia złożenia oferty. Oferent winien je dostarczyć wraz ze składaną w ramach zapytania ofertą).

                                                    

VI. Wykonawca przedmiotu zamówienia

Zapytanie ofertowe jest skierowane do podmiotów czynnie prowadzących działalność gospodarczą tj. osób fizycznych, jednostek organizacyjnych posiadających zdolność prawną, bądź osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą (weryfikowane poprzez wgląd do CEIDG/KRS).

VII. WARUNKI SKŁADANIA OFERT W POSTĘPOWANIU:

1. Brak możliwości składania ofert częściowych.

3. Czas związania ofertą - do końca terminu jej ważności określonego w zapytaniu ofertowym.

4. Wykonawca złoży oświadczenia o braku powiązań osobowych i kapitałowych w stosunku do Zamawiającego.

5. Wnioskodawca złoży oświadczenie o zdolności do wykonania zadania.

6. Termin ważności oferty nie krótszy niż 20 dni od dnia zamknięcia naboru ofert.

7. Oferty należy składać w języku polskim.

8. Oferta winna być podpisana przez osoby upoważnione do podpisania oferty.

9. Oferty należy składać w PLN z podaną ceną całkowitą zamówienia netto i brutto.

10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego postępowania bez podania przyczyn.  


VIII. ZAKRES WYKLUCZENIA WYKONAWCÓW Z POSTĘPOWANIA:

Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo tj. przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 

Zamawiający w celu potwierdzenia spełnienia zapytania złoży oświadczenia stanowiące załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.


IX. DODATKOWE INFORMACJE

  1. Zapytanie ofertowe zamieszczono w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej metalklaster.pl/wspolpraca oraz w bazie zapytań ofertowych www.parp.gov.pl/zamowienia-1420.

 

Dodatkowych informacji udziela Janusz Poulakowski, tel. +48 510233 607, e-mail: jp@metalklaster.pl

 

Treść  zapytania wraz z formularzami: Załącznik nr 1 i Załącznik nr 2.